Privacybeleid

Digibusiness SRL heeft, op de datum van bijwerking van dit document, aan haar bestuurder, de heer Gabriele Mendi, de rol toegekend van verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor de Vennootschap verantwoordelijk is. De verwerkingsverantwoordelijke neemt de beslissingen over de doeleinden en de wijze van verwerking van persoonsgegevens en heeft daarnaast de taak om, mede door periodieke verificaties, toe te zien op de naleving van zijn instructies door de verwerker, alsmede op de naleving van de geldende bepalingen inzake verwerking, met inbegrip van het beveiligingsaspect.

De rol van verwerker voor alle verwerkingen van persoonsgegevens is eveneens toegekend aan de actieve partner de heer Fausto Aimi, die tegelijkertijd ook de rol van systeembeheerder uitoefent.

Alle medewerkers en/of samenwerkingspartners die in verschillende mate en met specifieke machtigingen — ook incidenteel — de persoonsgegevens van Digibusiness en van de gebruikers moeten kunnen verwerken, zijn verantwoordelijk gesteld door middel van een specifieke aanstelling die hun bevoegdheden preciseert en hun operationele mogelijkheden begrenst. De opsomming van de rollen en de bijbehorende uit te oefenen taken is opgenomen in de DPIA van Digibusiness, die op verzoek beschikbaar is.

De verwerkingen betreffen de contracten en de facturering en hebben uitsluitend betrekking op gewone gegevens; er zijn geen gevoelige of justitiële gegevens.

Op de vestigingslocatie worden de identificatiegegevens van de gebruikers (klanten van Digibusiness SRL) bewaard, terwijl de administratieve en boekhoudkundige samenvattingen zijn gedelegeerd aan een externe vennootschap (Studio Vignetti, Vicolo Politi 7 – 43121 Parma, Italië), die daarin met eigen middelen voorziet. De doeleinden van de verwerkingen zijn het beheren van de leverancier-klantrelatie vanuit contractueel en fiscaal oogpunt en met betrekking tot de geleverde diensten en de voortgang van de werkzaamheden. In sommige gevallen kunnen deze gegevens ook betrekking hebben op medewerkers en/of samenwerkingspartners van deze ondernemingen waarmee een leveringsrelatie wordt ontwikkeld, maar zij blijven in elk geval beperkt tot telefonische en/of postadresgegevens.

De informatie over de verwerking van de gegevens van de gebruikers is opgenomen in het Dienstenhandvest, dat een integraal onderdeel vormt van de door de klanten ondertekende overeenkomst, waarmee zij impliciete toestemming geven voor de verwerking van hun gegevens. Digibusiness voert geen geautomatiseerde verwerkingen uit op de gegevens van haar klanten en potentiële klanten en draagt deze niet over aan derden, behalve voor wat betreft de administratieve en boekhoudkundige aspecten.

Bijzondere aandacht verdienen de gegevens die Digibusiness uit openbare bronnen verkrijgt om de ondernemingen te identificeren waaraan zij haar diensten kan aanbieden (potentiële gebruikers), met het doel het eigen klantenbestand uit te breiden. In dat geval worden de informatieverstrekking en het verkrijgen van de toestemmingen voor de verwerking bij het eerste contact geregeld.

Navis.net is een managementtoepassing waarvan Digibusiness de eigendom heeft, maar het is ook een dienstenplatform gericht op de bedrijven (gebruikers) die pleziervaartuigen verkopen.

De diensten van het Navis.net-platform omvatten alle functionaliteiten waarmee gebruikers hun commerciële activiteiten optimaal kunnen beheren, en in het bijzonder: het beheer van de te koop staande boten, het beheer van de advertenties, de relaties met klanten en watersporters, en de relaties met andere bedrijven in de sector en met hun eigen leveranciers. De Navis.net-diensten worden aan de gebruikers geleverd in ASP-modus (Application Service Provider).

3.1 Verwerkingen en doeleinden

De gebruikersbedrijven (doorgaans werven, dealers, makelaars) voeren, als verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens van hun eigen klanten, in het systeem informatie in over natuurlijke of rechtspersonen (ondernemingen) om de commerciële betrekkingen te onderhouden en te ontwikkelen. Digibusiness gaat niet in op de inhoud van de gegevens, maar waarborgt de beschikbaarheid van de dienst en de bescherming van die gegevens; de serviceniveaus en de mogelijkheid om een kopie van de gegevens te verstrekken zijn beschreven in het Dienstenhandvest, dat een integraal onderdeel is van elke dienstverleningsovereenkomst. Met de Navis.net-dienstverleningsovereenkomst verleent de verwerkingsverantwoordelijke aan Digibusiness de verantwoordelijkheid voor de gegevensverwerking (externe verwerker).

De gegevens worden gebruikt om de klanten te identificeren en een profiel van hen op te stellen in termen van nautische interesses, zodat de verkoper (gebruiker van Navis.net) wordt ondersteund bij de promotieactiviteiten en voorstellen kan presenteren die aansluiten bij het opgestelde profiel. Navis.net maakt handmatige profilering mogelijk, maar stelt ook een functie voor automatische profilering ter beschikking (de Brokerage Intelligence).

3.2 De beschermings- en beveiligingsmaatregelen

• De verwerkingsverantwoordelijke beschikt over een of meer sets toegangsgegevens, bestaande uit een UserID en een wachtwoord, die hij in gebruik kan geven aan de personen die hij heeft gemachtigd voor de gegevensverwerking. De toegangsgegevens beperken en begrenzen de verwerkingen tot uitsluitend de gegevens die door de verwerkingsverantwoordelijke in het systeem zijn ingevoerd of via door hem toegestane automatische en/of massale invoerbewerkingen. Het wachtwoord is zo opgebouwd dat de kans op het achterhalen ervan zo klein mogelijk is, en het systeem onderschept en blokkeert inbraakpogingen.
• Het beheer van de toegangsgegevens is de verantwoordelijkheid van de systeembeheerder van Digibusiness, terwijl het onderhoud van de toepassing en van de database is toevertrouwd aan medewerkers van Digibusiness die specifiek zijn gemachtigd voor de gegevensverwerking en als zodanig gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen.
• De servers en databases die de functionaliteit van het Navis.net-systeem verzorgen, worden geleverd door AZURE van Microsoft en bevinden zich in datacenters in Europa met een hoog niveau van fysieke en logische beveiliging. De back-up van de gegevens wordt dagelijks uitgevoerd. Een gedetailleerde beschrijving van de beschermings- en beveiligingsmaatregelen kan op verzoek worden verstrekt.

3.3 De instrumenten voor AVG-compliance

Navis.net biedt de gebruikers wat nodig is om:

• op elk moment vast te stellen of alle verplichtingen zijn nagekomen jegens de personen van wie persoonsgegevens worden bewaard;
• de informatie aan de betrokkenen te overhandigen of toe te zenden telkens wanneer de gegevens van een nieuwe persoon handmatig worden ingevoerd, en de toestemming(en) voor de verwerking van de persoonsgegevens te vragen, met vermelding van de doeleinden;
• het nodige voor te bereiden om aan de voorziene verplichtingen (informatie/toestemmingen) te voldoen, ook voor persoonsgegevens die automatisch zijn verkregen na de verwerking van via e-mail ontvangen aanvragen, waarvoor Navis.net een eerste automatische profilering kan uitvoeren;
• de verstrekking van de informatie en het verzamelen van de toestemmingen automatisch te verwerken en te archiveren;
• de verzending van massa-e-mails te kunnen beperken tot uitsluitend de personen die hun toestemming hebben gegeven;
• de personen te classificeren op basis van de toestemmingen die zij hebben gegeven;
• te reageren op verzoeken om documentatie van de bewaarde persoonsgegevens;
• persoonsgegevens te verwijderen en/of toestemmingen te wijzigen op verzoek van de betrokkenen zelf.

Navis.net vergemakkelijkt daarnaast:

• het beheer van de inhoud van de informatie, via aanpasbare templates die aan de betreffende situaties worden gekoppeld;
• de presentatie van de AVG-compliance op de website van de gebruiker.

3.4 De garanties van Digibusiness

Digibusiness treft ook organisatorische en technologische maatregelen, evenals beschermingsmaatregelen om de veiligheid en de continuïteit van de werking van haar eigen middelen en informatie te waarborgen, die niet onder de als AVG aangeduide regelgeving vallen, maar die kritiek zijn voor de activiteit van Digibusiness en bijgevolg van de gebruikersbedrijven.

3.5 De risicobeoordeling

Gelet op de aard en de specificiteit van de verwerkte gegevens en op de getroffen beschermings- en beveiligingsmaatregelen, vertonen de verwerkingen van persoonsgegevens met Navis.net een LAAG risiconiveau. Desondanks treft Digibusiness toezichtmaatregelen om te controleren dat er geen lekken in het systeem ontstaan en stelt zij zich voor de technologische maatregelen te nemen die het beschermingsniveau verder kunnen verhogen.

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam en functie
• Berichten verzonden via het contactformulier

• IP-adres
• Browsertype en besturingssysteem
• Bezochte pagina's en sessieduur
• Navigatiegegevens verzameld via cookies en analytische tools (zie cookiebeleid)

Rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG). De gegevens van gebruikersbedrijven (werven, dealers, makelaars) worden verwerkt om het Navisnet-platform in ASP-modus te leveren, de facturatie te beheren en de continuïteit van de dienst te waarborgen.

Rechtsgrondslag: toestemming van de betrokkene (art. 6.1.a AVG) of gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG). De gegevens die in het contactformulier worden ingevoerd, worden uitsluitend gebruikt om op het verzoek te reageren.

Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) en toestemming, waar wettelijk vereist. De site gebruikt webanalysetools om het gedrag van gebruikers in geaggregeerde en anonieme vorm te analyseren.

Rechtsgrondslag: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).